MindOffice2
Die Bürolösung für KMU, Institutionen, Fachstellen und Vereine

Diese Bürolösung, die in der Grundversion bei verschiedenen Kunden in Betrieb ist, kann mit geringem Aufwand an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Wenn Ihnen der Aufwand für eine Eigenentwicklung zu gross ist und der sichtbare Funktionsumfang genügt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir demonstrieren Ihnen gerne die Lösung und zeigen Ihnen die Anpassungsmöglichkeiten.

  • Erfassung von Anfragen / Aufträgen / Projekten
  • Adressverwaltung
  • Korrespondenz inkl. Serienbriefmanagement
  • Terminverwaltung
  • Fakturierung (mit/ohne ESR)
  • Debitorenkontrolle
  • Backoffice-Infrastruktur
  • anpassbar und erweiterbar
  • netzwerkfähig
  • mulitplattformfähig (Windows, Macintosh)
  • Voraussetzung: FileMaker Pro Version 8.5 oder höher

 

Einsteigen in MindOffice2

IW_6100_MO2_Home
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Die Startseite von MindOffice2 mit einem «Whiteboard» für das Deponieren von Informationen innerhalb des Benutzerteams.

Einsteigen in das Kontaktmodul

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Oberste Ebene des Kontaktmoduls. Von hier aus können Anfragen, Aufträge, Projekte gesucht oder neue erfasst werden. Mit Raum für kundenspezifische Erweiterungsmöglichkeiten.

Protokollieren eines Kontaktes (Anfrage / Auftrag / Projekt)


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History der Kundenkontakte mit Statistikmöglichkeiten.

 

Beantworten eines Kundenkontaktes

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Korrespondenzübersicht pro Kontakt (Anfrage / Auftrag / Projekt)

Auslösen einer kontaktspezifischen Korrespondenz (Brief, Fax, E-Mail, Telefonprotokoll)

Adressen pflegen

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Leistungsfähige Adressverwaltung:

  • Korrespondenz- und Zweitadresse, auswechselbar
  • alternative Rechnungsadresse
  • mehrere Kontaktpersonen können einer Korrespondenzadresse zugeordnet werden
  • übergeordnete Firmenadressen festlegen

Adresskartei verwalten

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  • Adressbewirtschaftung über Verteilerlisten und editierbare Merkmalslisten
  • gestufte Selektionen für die Organisation zielgruppenorientierter Serieversände
  • Geburtstagslisten
  • periodische Aufmerksamkeitsaktionen planen («Neujahrsgrüsse»)

Korrespondenz führen

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Die Korrespondenzverwaltung pro Adressat gliedert sich in sechs Register:

  • chronologische Übersichtsliste mit allen Ein- und Ausgängen
  • Liste mit allen Eingängen (Anfragen / Aufträge / Projekte)
  • Liste der Termine mit dem Adressaten
  • Liste aller Ausgänge (Briefe, Faxe, Mails, protokollierte Telefonate)
  • Liste der gestellten Rechnungen (vgl. Bild)
  • Zusammenstellung aller finanziellen Transaktionen

Serienversand organisieren

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Eine beliebige Adressauswahl kann einem neuen Serieversand zugeordnet werden.

Termine und To do’s verwalten

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Termine können auf Adressaten und Mitarbeiter bezogen sowie zeitlich genau oder als Tagestermin definiert werden. Dieses Kalendermodul ist auch als To Do-Liste nutzbar.

Finanzen pflegen

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  • Fakturierung mit / ohne ESR
  • Import und automatischer Abgleich von ESR-Files
  • Mahnwesen

Ressourcen überblicken

IW_6110_10_Backoffice
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Für die Adressverwaltung sind ein Länderverzeichnis und die Postleitzahlen hinterlegt. Zudem verfügt die Datenbank über ein Bankenverzeichnis.